De Stichting Leids Steunloket Migranten (hierna LSM) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en het waarborgen van uw privacy. 

LSM waarborgt uw privacy door het volgen en gebruik maken van een:

Privacyverklaring

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. LSM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens zich enkel beperkt tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • uitdrukkelijk vragen om uw toestemming voor de verwerking van uw bijzondere persoonsgegevens;
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de bescherming van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en dezerespecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door LSM verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Gegevens client:

  • Voor het uitvoeren van diensten die te maken hebben met de begeleiding van de cliënt m.b.t. praktische en zakelijke problemen. 
  • Voor het versturen van (digitale) nieuwsbrieven over de activiteiten en bijeenkomsten van LSM (dit doen wij alleen met uw toestemming).

Gegevens vrijwilliger: 

  • Aanvragen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
  • Opstellen van de Vrijwilligersovereenkomst
  • Opstellen Geheimhoudingsverklaring
  • Financiële administratie (eventuele vergoedingen)
  • Voor het versturen van (digitale) nieuwsbrieven over de activiteiten en bijeenkomsten van LSM (dit doen wij alleen met uw toestemming).

Gegevens donateurs:

  • Financiële administratie (verwerken donaties)
  • Voor het versturen van (digitale) nieuwsbrieven over de activiteiten en bijeenkomsten van LSM (dit doen wij alleen met uw toestemming).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Mobiel telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IBAN en BICnr. (bankrekeningnummer voor donaties of vrijwilligersvergoedingen)

Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien u ons hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft. Uw persoonsgegevens worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming niet aan derden doorgegeven. Wij geven hiernaast nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Gegevens die niet herleidbaar zijn tot de individuele persoon kunnen voor statistische- en/of historische doeleinden aan derden worden verstrekt. 

Websites van derden 

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden (social media als bijv. twitter, facebook).

Voor deze websites gelden de privacy- en cookieverklaringen van deze partijen. LSM heeft hierop geen invloed.

Bewaartermijn

LSM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk bij LSM verwijderen wij uw gegevens binnen 14 dagen uit al onze systemen tenzij u op een andere manier verbonden wilt blijven met LSM.

Privacy rechten van betrokkenen

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen naar onderstaand e-mailadres (zie onderdeel “vragen & contact”). U ontvangt binnen maximaal vier weken na ontvangst van uw verzoek bericht van ons.

Soms doen zich omstandigheden voor waardoor LSM uw verzoek niet of niet volledig kan uitvoeren. Hierbij valt te denken aan de wettelijke bewaartermijnen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens LSM kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We testen en evalueren onze maatregelen.
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens (zie ook onder ‘Geheimhoudingsverklaring’.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die wij van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze vrijwilligers of medewerkers. Ook heeft u het recht om uw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. U ontvangt binnen maximaal vier weken na ontvangst van uw verzoek bericht van ons. Soms doen zich omstandigheden voor waardoor LSM uw verzoek niet of niet volledig kan uitvoeren. Hierbij valt te denken aan de wettelijke bewaartermijnen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy.

Aanpassen privacyverklaring

LSM behoudt zich het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. De aangepaste privacyverklaring wordt op de websites van LSM gepubliceerd.

Vragen of contact

Indien u na het doornemen van dit privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover kun u contact met ons opnemen via leidssteunloketmigranten@gmail.com.

Geheimhoudingsverklaring

Vrijwilliger van LSM hebben een geheimhoudingsplicht aangaande al hetgeen waarvan hij/zij weet of redelijkerwijs kan begrijpen dat het in belang van LSM of haar clienten is daaromtrent geheimhouding te bewaren (zo ook over persoonsgegevens). Van de vrijwilliger wordt verwacht over deze zaken geen mededelingen naar buiten te doen, ook na beëindiging van het vrijwilligerswerk.